Dokumenten-Management in der Cloud

Dokumenten-Management in der Cloud
Der Einsatz eines optimal zugeschnittenen, digitalen Dokumenten-Management-Systems (DMS) bedeutet eine spürbare Erleichterung in den alltäglichen Arbeitsabläufen und eine wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung.

Es ermöglicht die zentrale Organisation aller papierbasierten und elektronischen Dokumente in einem einheitlichen digitalen System.
Mitarbeiter begeistern
Die meisten Lösungen sind aber nicht nach den Bedürfnissen der Anwender entwickelt!

So werden trotz vermeintlicher Anpassbarkeit häufig artfremde Verwaltungsstrukturen und Arbeitsweisen aufgezwungen.

Hinzu kommen oftmals hohe Anforderungen an die personellen, technischen und finanziellen Ressourcen für den Betrieb und die Wartung.

Die praxisfremde und damit wenig intuitive Anwendung senkt die Motivation und der gemeinsame Nutzen tritt in den Hintergrund.

Aber nur wenn alle Mitarbeiter hinter dem System stehen, kann die digitale Transformation mit allen Vorteilen erfolgreich gelingen.
Dokumenten-Management neu gedacht
Gemeinsam mit unseren Kunden haben wir Dokumenten-Management neu gedacht!

Die von uns entwickelte Cloud DMS-Lösung benötigt keine gesonderten technischen Voraussetzungen, ist schnell einsatzfähig, ständig erweiterbar, wartungsfrei, leicht erlernbar und individuell an die vorhandenen Strukturen und Prozesse anpassbar.

Aufgrund des minimalistischen, funktionsorientieren Aufbaus sowie der digitalen Nachbildung bereits bewährter Arbeitsabläufe können Mitarbeiter sofort mit der Umsetzung des digitalen Konzeptes beginnen und mit Begeisterung den Mehrwert spüren.

Durch die Erweiterbarkeit mit zahlreichen Modulen bildet unser DMS die Basis für den Aufbau einer großartigen, maßgeschneiderten Organisationslösung.
  • rentablere Arbeitsabläufe, Erhöhung der Produktivität und Automatisierung der Prozesse
  • automatische Einhaltung von Gesetzen und Verordnungen
  • krisensicher durch Zusammenarbeit dezentraler Teams von verschiedenen Orten
  • alle relevanten, stets aktuellen Informationen zu jeder Zeit an einem zentralen Ort
  • Aufbau einer gemeinsamen Wissensdatenbank (Wissensmanagement)
  • Reduzierung des Dokumenten- und Informationsverlustes
  • Schutz vor Datenverlust, Feuer- und Wasserschäden
  • einheitliche, sichere und transparente Informations- und Kommunikationsplattform
  • Reduzierung des E-Mail-Aufkommens und Entlastung der EDV-Systeme
  • Senkung der Druck- und Zustellkosten
  • Vermeidung unnötiger Rückfragen
  • höhere Kundenzufriedenheit durch verbesserten Kundenservice
  • Steigerung der Mitarbeitermotivation durch den Einsatz moderner Technologie

Die Verwaltungsstrukturen können ganz nach individuellen Bedürfnissen erstellt werden.

Für diverse Branchen und Anwendungszwecke sind bereits in der Praxis erprobte Vorlagen vorhanden.

  • allgemeine Unternehmensverwaltung
  • Apothekenverwaltung
  • Steuerkanzleien/ Buchhaltungsbüros (Eigenverwaltung, Mandantenportal)
  • internes Rechnungswesen/ Buchhaltung
  • Immobilienverwaltung
  • einfacher Daten-Import direkt per Smartphone, Scanner, Fax, E-Mail, Webordner, Upload, Drag & Drop
  • umfangreiche Rechteverwaltung über Benutzer, Rollen und Gruppen
  • personalisierter Dokumenteneingang mit Verteilerfunktion
  • strukturiert in Verzeichnissen mit systemübergreifender Suche
  • frei definierbare, replizierbare Vorlagen für Ablage- und Verwaltungsstrukturen
  • Erstellung von Akten mit Notizen und Verknüpfung von Informationen
  • einfacher Workflow mit Fristverwaltung und Verantwortlichkeiten
  • virtuelle Dokumente zur dokumentlosen Informationsablage
  • Verschlagwortung mit Hilfe von individuellen Kategorien
  • internes, dokumentenbezogenes Nachrichtensystem zur direkten und sicheren Kommunikation
  • Navigation durch digitale Dokumente im Zwei-Bildschirm-Modus vergleichbar dem Blättern durch Papierakten
  • PDF-Bearbeitung (drehen, zerlegen von Stapeln in Einzelseiten, Optimierung der Dateigröße)
  • integrierte Dateibetrachter für die wichtigsten Dateiformate
  • automatische Benachrichtigungsfunktionen
  • Versionierung von Dateien
  • Archivierung von E-Mails
    • Entwicklung in Deutschland
    • Betrieb in zertifizierten, deutschen Hochleistungsrechenzentren
    • revisionssichere, gesetzeskonforme Archivierung gemäß GoBD, GDPdU und DSGVO
    • Unterstützung aller Dateiformate
    • effiziente Integration durch Nutzung offener Standards und Schnittstellen
    • ausschließlicher Einsatz von Eigenentwicklungen bietet Flexibilität, Datenschutz, Zukunftssicherheit und Unabhängigkeit von Dritten
    • Trennung der einzelnen Systeme voneinander durch unabhängige Infrastrukturen (Systeminstallation, Datenspeicher,  Datenbanken, Dienste)
    • systemeigene Datenträgerverwaltung ermöglich Integration unterschiedlicher interner, externer und virtueller Speichermedien (Raid, DFS, CDN)
    • E-Mail-Routing-System zur komfortablen Verwaltung der systeminternen Scan-to-Mail-Adressen
    • keine Aufwendung für Installation, Betrieb, Wartung und Datensicherung
    • ortsunabhängig und ohne Installation auf jedem Gerät und mit jedem Betriebssystem nutzbar (Windows, MacOS, Linux, Android, IOS)
    • individuell anpassbar, skalierbar und erweiterbar über Module
    • White Label Branding entsprechend der eigenen Corporate Identity (Design, Logo) möglich
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