ECM-Plattform für Digitalisierung und Vernetzung

Organisationsplattform in der Cloud
Unser Dokumenten-Management-System (DMS) bildet die perfekte Basis für die Erweiterung zum Enterprise-Content-Management (ECM) oder auch Enterprise-Information-Management (EIM).

Unter Verwendung der zur Verfügung stehenden Module kann das Basissystem ganz individuell zu einer professionellen Organisations- oder Portallösung erweitert werden.

Die Funktionalität ist dann nicht mehr nur auf die Verwaltung von elektronischen Dokumenten beschränkt.

Durch das Erfassen, Bearbeiten, Austauschen und Zusammenführung von Informationen unterschiedlicher Quellen an einem zentralen Ort, können auch komplexe Arbeitsprozesse in gemeinsamer Zusammenarbeit (Kollaboration) effizient erfolgen.
Unser Dokumenten-Management ist das Basis-System für den Aufbau einer individuellen Portallösung.

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Unsere DATEV konforme Finanzbuchhaltung arbeitet als Modul in vollständiger Symbiose mit dem Dokumenten-Management und ermöglicht das Buchen am digitalen Beleg im Zwei-Bildschirm-Modus mit automatischer Archivierung.

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Das Nachrichtensystem ermöglicht die sichere, datenschutzkonforme interne Kommunikation.

  • vom E-Mail-Programm vertraute Funktionen (Posteingang, Postausgang, Antworten, Weiterleiten)
  • versenden von Nachrichten an Benutzer und Gruppe über Auswahllisten
  • Mitteilungen direkt am Dokument, mit dokumentenbezogener Nachrichtenhistorie
  • nicht ablehnbare Lesebestätigung mit Nachverfolgungsliste (Empfänger, Zeitpunkt) direkt an der Nachricht
  • automatische Benachrichtigung bei Änderungen in Ordnern und Dokumenten
  • externe Benachrichtigung per E-Mail über den Eingang neuer Mitteilungen
  • vordefinierte Schnellantworten
Jedem Benutzer und jeder Gruppe steht ein übersichtlicher Kalender mit diversen Ansichten und Dokumentenverknüpfung zur Verfügung.

  • eigner Kalender für jeden Benutzer und jede Gruppe mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht
  • Sortierungen der Kalenderansicht nach Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten, Durchführung und Kategorien
  • Schnellansicht der bevorstehenden Termine als Liste auf der Startseite (je nach verbleibender Frist andersfarbig dargestellt)
  • Terminanlage mit Mitteilungsfunktion direkt über den Kalender oder bei der Dokumentenerfassung
  • dokumentenbezogene Termine/ Fristen mit direkter Verknüpfung zum Dokument
  • freien Terminen ohne Dokumentenbezug
  • Terminvergabe an einzelne Benutzer oder Gruppen mit differenzierten Berechtigungsstufen und Sichtbarkeiten
  • Integration der Termine/ Fristen in systemübergreifende Suche zur Erstellung individueller Listen/ Auswertungen
  • individuelle, verschiedenfarbige Kategorien
  • Unterstützung von Serienterminen
  • Anzeige von Geburtstagen (Name, Alter) aus Adress- und Kontaktverwaltung
  • Export der Termine als vCalendar-Datei
Dieses Modul stellt eine vollständige Adressverwaltung zur Verfügung, die sich in die gesamte Dokumentenverwaltung integriert.

  • Verwalten von Kontakten in individuellen Kategorien
  • Verknüpfung der Kontakte mit dazugehörigen Ordnern und Dokumenten
  • differenzierte Berechtigungsstufen und Sichtbarkeiten auf Basis von Benutzern und Gruppen
  • tätigen von Anrufen und schreiben von E-Mails über direkte Verlinkung
  • Export der Kontaktlisten als CSV, XML (AVM Fritz!Box) oder LDIF (OpenLDAP) zur Synchronisation mit externen Adressverzeichnissen und Telefonanlagen
  • Export der einzelnen Kontakte als vCard-Datei
  • Erstellung und gemeinsame Bearbeitung von Online-Dokumenten mit plattformunabhängigem Editor
  • Verwaltung in Dokumentenverzeichnissen unter Nutzung der DMS-Funktionalitäten
  • vom Textverarbeitungsprogramm bekannte Funktionen
  • individuelle Dokumentenvorlagen
  • Ansicht, Erstellung und gemeinsame Bearbeitung von Mindmaps im Freemind-Format mit plattformunabhängigem Editor
  • Verwaltung in Dokumentenverzeichnissen unter Nutzung der DMS-Funktionalitäten
  • Import und Export der Dateien im Freemind-Format
Erweiterte Funktionen zum Betrieb eines Portals mit externen Benutzern (Kunden, Lieferanten).

  • zusätzlicher Benutzertyp für externe Nutzer, zum Verbergen von Informationen und Verzeichnissen anderer externen Anwender
  • zusätzlicher Benutzertyp zur Freigabe von Dateien zum externen Aufruf und zur Einbindung in externe Dienste
  • zusätzlicher Benutzertyp zur mehrfachen, gleichzeitigen Nutzung identischer Zugangsdaten (generischer Benutzer)
  • Vorbelegung der Anmeldung mit den Zugangsdaten des generischen Benutzers für öffentliche Zugänge
  • differenzierte Freigabe anderer Benutzereingänge
  • Direkt-Import in andere Benutzerzugänge
  • Text-Chat mit systemweiter Integration
  • grafische Anzeige des Anmeldestatus der Benutzer
  • private Kommunikation in Echtzeit zwischen einzelnen Benutzern
  • Zustellung von Mitteilung in Abwesenheit direkt nach Anmeldung
  • optische Signalisierung neuer Mitteilungen
  • OCR-Volltexterkennung diverser Dateiformate wie beispielsweise PDF, TIFF, JPEG
  • Volltextsuche über die systemweiten Suchfunktionen
  • Archivierung eingehender E-Mails als Datei im Ursprungsformat
  • systeminterner Dateibetrachter zur Ansicht der Inhalte und Dateianhänge
  • Export und Weiterverarbeitung einzelner Anhänge direkt über den eigenen Dokumenteneingang
  • Multimedia-Player zum direkten Abspielen von Audio- und Video-Dateien in diversen Formaten
  • Einbindung der Dokumenteneingänge als Laufwerk in das Betriebssystem der Benutzer
  • lesender Zugriff auf das gesamte Dokumentenarchiv zu internen Sicherungszwecken
  • Unterstützung des aktuellsten WebDav-Standards
  • Massenimport von Dateien- und Ordnerinhalten per Upload und Drag & Drop in Benutzereingänge sowie in DMS-Verzeichnisse und -Dokumente mit automatischer Bezeichnung
  • E-Mails und deren Dateinanhänge anhand ihrer Metadaten verschiedenen Eingängen zuordnen
  • Massendatenverarbeitung: automatische Ablage (Indexierung) in das Dokumentenarchiv mit Hilfe OCR-Texterkennung und syntaktischer Regeln
Dokumente mit dem Smartphone aus dessen lokalen Verzeichnissen (z.B. Galerie) oder direkt per Kamera in den persönlichen Dokumenteneingang als PDF-Dokument scannen.

  • als Progressive Web App auf allen modernen Desktop- und Smartphone-Betriebssystemen lauffähig
  • automatische Dokumentenerkennung mit perspektivischer Entzerrung
  • manuelle Anpassungsmöglichkeiten für den Bildausschnitt und die Orientierung
  • auswählbare Scantypen (Farbe, Graustufen, Schwarz-Weiß)
  • direkter Upload in den persönlichen Benutzereingang mit automatischer Optimierung der Auflösung und Umwandlung in PDF-Dokumente
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